Henkilötunnuksen sisältävien asiakirjojen käsittely välitysliikkeessä
Tietosuojalain mukaan henkilötunnusta saa käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella tai jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää
- laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi
- rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
- historiallista tai tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.
Henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä rekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.
Henkilötunnus välitystoiminnassa
Hyvän välitystavan ohjeen mukaan henkilötunnuksen sisältämää asiakirjaa ei tule jakaa tarpeettomasti. Henkilötunnuksen käsittelyssä tulee huomioida tietojen tarpeellisuuden ja minimoinnin vaatimus.
Välitysliikkeen tulee tarvittaessa piilottaa asiakirjoista henkilötunnus joko peittämällä koko henkilötunnus tai sen loppuosa ennen asiakirjan lähettämistä edelleen.
Hyvän välitystavan ohjeessa on lueteltu esimerkkejä henkilötunnuksen käsittelemisestä:
- Isännöitsijälle, pankille, sähkölaitokselle, vesilaitokselle tai vesiosuuskunnalle tai muulle sellaiselle lähetettävästä toimeksiantosopimuksesta välitysliikkeen tulee peittää rahanpesulain perusteella kerättävät asiakkaan tuntemistiedot sekä tarvittaessa toimeksiantajan henkilötunnus.
- Kohteesta kiinnostuneelle tarjousvaiheessa tai sitä ennen lähetettävästä henkilötunnuksen sisältävästä lainhuutotodistuksesta, maanvuokrasopimuksesta, hallinnanjakosopimuksesta tai muusta asiakirjasta tulee peittää henkilötunnukset.
- Jos ostotarjouksessa on ostajan henkilötunnus, se tulee ostotarjouksen muodosta riippumatta peittää tai poistaa ennen tarjouksen välittämistä myyjälle.
- Jos myyjänä on kuolinpesä ja ostajalle on ennen ostotarjouksen jättämistä annettava tilaisuus tutustua perukirjaan tai mahdollisiin sukuselvityksiin ja virkatodistuksiin, tulee kyseisistä asiakirjoista peittää kaikki niissä olevat henkilötunnukset.
- Asiakirja, jossa henkilötietoja ei ole peitetty, tulee antaa tarjouksen tehneelle viimeistään kaupanteon yhteydessä, kun tarjous on hyväksytty.
Henkilötunnus kauppakirjassa ja asiakirjan lähettäminen
Kauppakirjaan on aina merkittävä kaupan osapuolten nimet ja henkilötunnukset osapuolten riittäväksi yksilöimiseksi. Myös turvakieltoasiakkaan henkilötunnus tulee tallentaa tavanomaiseen tapaan välitysjärjestelmään ja kirjata kauppakirjaan.
Jos henkilötunnuksen sisältämä asiakirja lähetetään sähköpostitse, tulee sähköposti lähettää suojatussa yhteydessä tai salattuna.
Yhteystiedot
Lupa- ja valvontaviraston asiakaspalvelu
Kysy asiakaspalvelusta yhteydenottolomakkeella
Sähköpostilla: [email protected]
Soittamalla: 0295 256 910 (maanantai–perjantai kello 9–15)