Tarvitset Soterin sähköistä asiointia varten Suomi.fi-valtuudet, joiden avulla voit hoitaa yrityksen hakemusasioita ja tunnistautua Soteri-asiointiin. Palveluntuottajana voit myös valtuuttaa toisen henkilön asioimaan yrityksen puolesta. 

Aloita asiointi tunnistautumalla Soteri-asiointiin. 

• Valitse tunnistustapa. 
• Lue infoteksti ja klikkaa Jatka palveluun -painiketta. 
• Klikkaa Valitse edustettava yritys -painiketta. Jos yritys ei löydy listalta, ei sille ole välttämättä haettu valtuutta. Kun haet valtuutta, valitse varhaiskasvatuksen valtuusasiaksi Yksityisen varhaiskasvatuksen rekisteröinnin hakeminen.  
• Valitse edustettava yritys ja klikkaa Valitse ja siirry asiointipalveluun -painiketta. 

Voit vaihtaa Soterin sähköisen asioinnin kielen suomesta ruotsiksi asioinnin etusivulta. Valitse etusivun oikeasta yläkulmasta Omat tiedot -kohta ja muuta kielivalinnaksi ruotsi. Tallenna-painikkeella saat tehtyä kielivalinnan muutoksen. 

Tunnistautumisen jälkeen valitaan, koskeeko hakemus sosiaali- ja terveyspalvelujen rekisteröintiä vai yksityisen varhaiskasvatuksen rekisteröintiä.  

Varhaiskasvatuksen palvelut -valinnan jälkeen avautuu hakemuspohja. Palveluntuottajan tiedot ilmoitetaan navigointipalkin välilehdillä. 

Kerro hakemuksen Lisätiedot-kentässä lyhyesti, mitä hakemuksesi koskee. Voit lisätä kenttään tarvittaessa koko hakemustasi koskevaa lisätietoa. Osion sisällön näkee viranomainen, joka käsittelee hakemustasi. 

Lisätiedot-kentän löydät hakemuksen yläosasta riippumatta siitä, millä hakemuksen välilehdellä olet. 

Jos lopetat koko toiminnan varhaiskasvatuksen palveluntuottajana, ilmoita se Lisätiedot-kentässä.  

Jos olet uusi palveluntuottaja, ilmoita kenttään Vardan pääkäyttäjän nimi ja sähköpostiosoite. 

Valitse Palveluntuottaja-välilehti. Välilehdellä näkyvät tiedot siirtyvät YTJ-palvelusta.   

Tarkista, että tiedot ajan tasalla.  Käy tarvittaessa päivittämässä tiedot YTJ-palvelussa. 

Lisää palveluntuottajaa ja toimipaikkaa koskevat pyydetyt liitteet liitekenttään. 

Valitse seuraavaksi Tuotettava palvelu -välilehti. 

Varhaiskasvatuksessa tässä ilmoitetaan vain suostumus sähköiseen asiointiin.  

Kirjaa Maksuliikenne-välilehdelle seuraavat tiedot:  

• verkkolaskutuksen OVT-tunnus 
• verkkolaskutuksen välittäjätunnus 
• onko postilaskutusosoite sama kuin postiosoite? 

Kirjaa tähän rekisteröinti lupa- ja ilmoitusasioiden yhteyshenkilöksi henkilö, joka hoitaa rekisteröintilupa-asioita ja osaa antaa lisätietoja hakemusta käsittelevälle viranomaiselle. Tässä ei ilmoiteta päiväkodin johtajaa koskevia tietoja. 
  
Lomake avautuu painamalla +Lisää yhteyshenkilö -painiketta. Ilmoita tarvittavat tiedot, kuten etunimet, sukunimi ja sähköposti. Yhteyshenkilöitä voi ilmoittaa useampia painamalla +Lisää yhteyshenkilö -painiketta.  

Vastuuhenkilöt-välilehdellä ilmoitetaan myös palveluntuottajan hallinnolliset vastuuhenkilöt.  

Lomake avautuu painamalla +Lisää vastuuhenkilö -painiketta. Ilmoita tarvittavat tiedot, kuten etunimet, sukunimi ja sähköposti. Vastuuhenkilöitä voi lisätä useampia painamalla +Lisää vastuuhenkilö -painiketta.  

Toimipaikan tiedot (päiväkoti) ilmoitetaan valitsemalla yläpalkista Toimipaikat. 

  Toimipaikan tietojen täyttäminen aloitetaan painamalla +Lisää uusi päiväkoti -painiketta.  

• Näkymään avautuu vasemmalle navigointipalkki, jonka välilehdillä ilmoitetaan toimipaikan tietoja.  
• Näkymässä olevat OID-tunnustiedot ovat jatkossa rekisteristä tulevia tietoja.  

Täytä perustiedot. Perustietoja ovat esimerkiksi toimipaikan nimi, käyntiosoite ja postinumero tai puhelinnumero. 

Liitettävät suunnitelmat: 

• Selvitys tuen järjestämisestä. Liite lisätään siihen varattuun liite-kohtaan, joka löytyy palveluntuottajan välilehdeltä. 
• Pelastussuunnitelma. Liite lisätään siihen varattuun liite-kohtaan, joka löytyy palveluntuottajan välilehdeltä. 
• Jos toimipaikassa annetaan vuoropäivähoitoa, tulee sinun toimittaa myös poistumisturvallisuusselvitys. Liitä poistumisturvallisuusselvitys siihen varattuun liite-kohtaan, joka löytyy palveluntuottajan välilehdeltä.  

Vastuuhenkilöt  

Vastuuhenkilötiedot lisätään aina valitsemalla +Lisää uusi henkilö (ei muokkaamalla vanhaa).  

• Täytä päiväkodin johtajaa koskevat tiedot. Johtajaa koskevia tietoja ovat esimerkiksi johtajan etunimet, koulutus, työkokemus ja työsuhteen tiedot. Lisätään liitteeksi todistus päiväkodin johtajan kelpoisuuden osoittavasta tutkinnosta eli tutkintotodistus. Liitteet lisätään siihen varattuun liite-kohtaan, joka löytyy palveluntuottajan välilehdeltä. 

Rekisterin pidosta vastaavat: Lisätään päiväkodin asiakasrekisteristä vastaavan henkilön tiedot (nimi yhteystiedot, aloituspäivämäärä).  

Tietosuojavastaavien tai -vastaavan tiedot: Lisää tietosuojavastaavan tiedot (nimi, yhteystiedot, aloituspäivämäärä).  

Henkilökunta  

• Henkilökunta ilmoitetaan henkilötyövuosina ammattinimikkeen mukaisesti. Henkilökunta lisätään painamalla +Lisää henkilökunta.  
• Valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa vasemmalla näkyy Henkilökunta 1, joka tarkoittaa ensimmäistä lisättävää henkilöstöryhmää.  
• Ensimmäisen henkilöstöryhmän tiedot lisätään painamalla Näytä tai muokkaa tietoja. Henkilöstön rooli valitaan valikosta.    
• Uuden henkilöstörivin voi lisätä painamalla +Lisää henkilökunta. Valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa vasemmalla näkyy Henkilökunta 2, joka tarkoittaa toista lisättävää henkilöstöryhmää.  
• Toisen henkilöstöryhmän tiedot lisätään painamalla  Näytä tai muokkaa tietoja. Henkilöstön rooli valitaan valikosta.   

Et voi lähettää hakemusta käsittelyyn ennen kuin kaikki lomakkeen pakolliset kohdat tai järjestelmän ilmoittamat puuttuvat kohdat on korjattu. Punainen kolmio tarkoittaa, että lomakkeesta puuttuu joku tieto tai joku syötetty tieto on virheellinen. Hakemuksen voi tarpeen tullen tallentaa myös keskeneräisenä ja lähettää myöhemmin eteenpäin käsittelyyn.  

Lomakkeen oikeassa yläreunassa olevasta sinisestä Esikatsele ja lähetä hakemus -painikkeesta pääset esikatselemaan ja tulostamaan lomakkeen ennen sen lähettämistä viranomaiskäsittelyyn. 

Kun palveluntuottajaksi rekisteröitymistä koskevat tiedot on ilmoitettu oikein, lomakkeen Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painike aktivoituu. Painiketta klikkaamalla saat vielä varmistuskysymyksen lomakkeen lähettämisestä.   

Viranomaiskäsittelyyn lähettämisen jälkeen asioinnissa näkyy tehty hakemus merkinnällä Lähetetty viranomaiskäsittelyyn.  

Voit päivittää joitakin Soteri-rekisterin tiedoista suoraan ilman viranomaiskäsittelyä Soterin sähköisessä asioinnissa. Päivittämäsi tiedot siirtyvät automaattisesti viranomaiselle Soteri-rekisteriin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröinti ja ilmoitusasioiden yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, päiväkodin nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Tarvitset Soterin sähköistä asiointia varten Suomi.fi-valtuudet. Tutustu tarkemmin Suomi.fi-valtuuksien ohjeistukseemme. [sisäinen linkki]

Kun olet kirjautunut Suomi.fi-tunnistautumisen kautta Soterin sähköiseen asiointiin, valitse edustettava yritys painamalla Valitse edustettava yritys -painiketta. Seuraavaksi valitse edustettava yritys listasta ja paina Valitse ja siirry asiointipalveluun -painiketta.  

Tutustu tarvittaessa tarkempiin ohjeisiin asiointiin kirjautumisen vaiheista. [sisäinen linkki]

Siirryt seuraavaksi Soterin sähköisen asiointipalvelun etusivulle, josta pääset valitsemaan sinisen Tee muutoksia -painikkeen.  

Valitse seuraavaksi aukeavalta sivulta tuottamasi palvelu eli varhaiskasvatuksen palvelut ja paina Ilmoita palveluntuottajaa ja päiväkotia koskevista muutoksista -painiketta.   

Siirryt seuraavaksi Varhaiskasvatuksen palvelut -sivulle. Jos teet tietojen päivitystä, valitse Tietojen päivitys ilman viranomaiskäsittelyä -painike.   

Aloitus   

• Tunnistaudu palveluun.   
• Valitse edustettava yritys.   
• Valitse rekisteröity palveluntuottaja, josta haluat tehdä muutoshakemuksen.   

Muutoshakemuksen tekeminen aloitetaan klikkaamalla Näytä rekisteritietoja tai tee muutoksia -painiketta.  Valitse Varhaiskasvatuspalvelut-välilehdeltä, mitä olet tekemässä.  Tunnistautumisen jälkeen muutoshakemuksen tekijä saa näkyviin hakemuslomakkeelle kaikki Soteri-rekisterissä olevat tiedot.   

Muutoshakemuksen tekeminen   

Mahdollisia muutoksia ovat   

• toimipaikan (päiväkodin) lisääminen   
• vuorohoidon aloittaminen  
• varhaiskasvatuspaikkojen lisääminen tai vähentäminen.  

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) siirtyviä tietoja ei voi muuttaa Soteri-asioinnin kautta. Siirtyneet tiedot pitää korjata YTJ-palvelussa.  

Palveluntuottajan tiedot löytyvät yläpalkista.  Huomaa, että vasemmassa reunassa on navigointipalkki, jonka välilehdiltä pääset muuttamaan päiväkotia koskevia tietoja.  

Kun näytöllä olevan tiedon korvaa uudella tiedolla, tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän.  

Liitä luvan muutokseen tarvittavat liitteet lomakkeen alussa olevaan Lisätiedot-kentän liitelaatikkoon.   

Tarkista täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.  

Jos muokkaat päiväkodin tietoja, valitse Varhaiskasvatuksen palvelut -välilehdeltä Muokkaa päiväkodin tietoja. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä, vuorohoidon järjestäminen ja osoitteenmuutokset käsitellään lupa-asiana. 

Valitse alasvetovalikosta sen päiväkodin nimi, jonka tietoja olet muuttamassa.   

Huomaa, että vasemmassa reunassa on navigointipalkki, jonka välilehdiltä pääset muuttamaan päiväkotia koskevia tietoja.   

Kun näytöllä olevan tiedon korvaa uudella tiedolla, tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän. Tarkista täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.  

Kun aloitat ilmoittamaan päiväkodin johtajan vaihtumisesta, valitse Soterin sähköisen asioinnin Varhaiskasvatuksen palvelut -aloitusnäkymästä Ilmoita päiväkodin johtajan vaihtumisesta -kohta. 

Jos olet tekemässä ilmoitusta uudesta päiväkodin johtajasta, älä muuta mitään rekisterissä olevan aiemman johtajan tietoja, vaan lisää edelliselle johtajalle lopetuspäivä.   

Lisää uuden päiväkodin johtajan tiedot valitsemalla +Lisää uusi henkilö. 

Päiväkodin johtajasta ilmoitetaan lomakkeelle seuraavat tiedot:    

• etunimet  
• sukunimi  
• henkilötunnus ja henkilötunnukset tyyppi (suomalainen, ulkomainen)  
• vastuuhenkilön/päiväkodin johtajan tehtävä  
• koulutus (koulutukset, joilla on merkitystä tehtävän kannalta)  
• työkokemus  
• postiosoite (päiväkodin osoite) 
• postiosoitteen postinumero  
• puhelinnumero (työpuhelinnumero) 
• sähköposti (työsähköposti) 
• alkupäivämäärä  
• loppupäivämäärä. (Jos uusi johtaja on määräaikainen, merkitse Lopettamispäivämäärä-kohtaan vastuuhenkilön määräaikaisuuden loppumispäivämäärä.)  
• työsuhde (työsopimussuhteessa, ei työsopimussuhteessa)  
• vastuuhenkilön/päiväkodin johtajan määräaikaisuuden lopetuspäivämäärä  
• tutkintotodistus (Lisää liitteeksi todistus päiväkodin johtajan kelpoisuuden osoittavasta tutkinnosta. Liite lisätään lomakkeen alussa olevaan Lisätiedot-kentän liitelaatikkoon.)   
• työtodistukset. (Lisää liitteeksi johtamiskokemusta osoittavat työtodistukset. Liite lisätään lomakkeen alussa olevaan Lisätiedot-kentän liitelaatikkoon.)   

Tarkista myös päiväkodin asiakasrekisterivastaavan ja tietoturvavastaavan tiedot ja päivitä ne tarvittaessa ajan tasalle. Aikaisemman asiakasrekisterivastaavan ja tietoturvavastaavan lopetuspäivämäärä pitää myös merkitä lomakkeelle. 

Ennen kuin lähetät lomakkeen viranomaiskäsittelyyn, tarkista, että olet merkinnyt lomakkeeseen kaikki tarvittavat tiedot. On erittäin tärkeää tarkistaa, että olet merkinnyt edelliselle johtajalle lopettamispäivämäärän ja uudelle johtajalle aloittamispäivämäärän. 

Valitse Soterin sähköisessä asioinnissa Toimipaikat-välilehdeltä alasvetovalikosta se päiväkoti, jonka toiminnan lopettamisesta olet ilmoittamassa.   

Valitse seuraavaksi asioinnin vasemman reunan navigointipalkista Perustiedot-välilehti.   

Perustiedot-välilehdellä on Rekisteröintiaika-niminen kohta, josta löydät kohdan Suunniteltu lopettamispäivämäärä. Täytä kyseiseen kenttään tieto päiväkodin toiminnan lopettamispäivämäärästä.   

Tiedon täyttämisen jälkeen tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän. 

Seuraavaksi on siis muistettava vielä lähettää tekemäsi muutoshakemus viranomaiskäsittelyyn. Tarkasta täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.  

Jos haluat lopettaa Soterin sähköisessä asioinnissa palveluntuottajan koko toiminnan, kirjaa siitä tieto hakemuksen Lisätiedot-kenttään.