Dataskyddsbeskrivning för hittegodsbyråernas tillståndsregister 

Vi behandlar personuppgifter för att handlägga hittegodsbyråernas tillståndsärenden samt för att utöva tillsyn över hittegodsbyråernas förfaranden. Vi använder tillståndsregistret för Tillstånds- och tillsynsverkets kommunikation gällande hittegodsbyråer och för utveckling av verksamheten. 

Tillstånds- och tillsynsverket använder inte personuppgifterna i hittegodsbyråernas tillstånd för automatiserat beslutsfattande eller profilering. 

I registret över hittegodstillstånd behandlas personuppgifterna för de aktörer som har ansökt om tillstånd enligt hittegodslagen (778/1988) och hittegodsförordningen (1988/1079).

Personuppgiftskategorier och behandlingstider för uppgifter som behandlas på basis av 12 § 1 mom. i hittegodsförordningen:

1. Det fullständiga namnet på och personbeteckningen för den enskilda näringsidkare som har fått tillstånd att hålla en hittegodsbyrå eller, om personbeteckning saknas, födelsetiden samt firma, eventuell bifirma, företags- och organisationsnummer eller annan motsvarande beteckning och besöksadress för varje driftställe där hittegodsbyråverksamhet bedrivs:
   •  Sparas så länge företaget har tillstånd att verka som hittegodsbyrå.
2. Firma, eventuell bifirma, företags- och organisationsnummer eller annan motsvarande beteckning för den juridiska person som har fått tillstånd att hålla en hittegodsbyrå och besöksadress för varje driftställe där hittegodsbyråverksamhet bedrivs: 
   • Sparas så länge företaget har tillstånd att verka som hittegodsbyrå.
3. Fullständigt namn och personbeteckning, eller om sådan saknas, födelsedatum för den person som har angetts som ansvarig föreståndare:
   • Sparas tills borttagningen av tillståndet för hittegodsbyråverksamheten har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har behandlats.
4. Skäl till och tidpunkt för strykningen ur hittegodsbyråernas tillståndsregister:
   • Sparas i fem år efter utgången av det år då hittegodsbyrån ströks ur hittegodsbyråernas tillståndsregister. Till skillnad från vad som ovan nämnts tas anteckningarna dock bort ur registret när beslutet om strykning har upphävts och upphävningen har vunnit laga kraft eller har returnerats för ny prövning.
5. Uppgifter om dem som har meddelats förbud att bedriva hittegodsbyråverksamhet utan tillstånd. För juridiska personer: firmanamn, FO-nummer, diarienummer och datum. För fysiska personer: fullständigt namn, personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsedatum, diarienummer och datum: 
   • Sparas i tre år efter utgången av det år då det senaste lagakraftvunna beslutet om det aktuella tvångsmedlet fattades.

Personuppgiftskategorier som behövs för att utföra den lagstadgade tillsynsuppgiften och som har förts in i hittegodsbyråernas tillståndsregister samt behandlingstider för uppgifterna:

1. Eventuella bifirmor som tillhör den enskilda näringsidkare eller juridiska person som har fått tillstånd för hittegodsbyråverksamhet:
   • Sparas tills hittegodsbyrån har förlorat sitt tillstånd och beslutet om detta har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har förts in i registret.
2. Tiden som personen har verkat som ansvarig föreståndare för hittegodsbyrån och information om vid vilken hittegodsbyrå personen har varit ansvarig föreståndare:
   • Sparas i tre år från och med utgången av det år då den ansvariga föreståndaren slutade sköta uppgiften.
3. Ansökan om tillstånd att hålla hittegodsbyrå ska enligt hittegodsförordningen innehålla bland annat sökandens namn, hemkommun och kontaktuppgifter samt namnet på den ansvariga föreståndaren för hittegodsbyrån och hens personbeteckning eller, om personbeteckningen inte är känd, födelsetid.

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på 21 a § och 25 § i hittegodslagen samt 12 § 1 mom. i hittegodsförordningen. 

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna gällande hittegodsbyråernas tillstånd och tillsynen av byråerna baserar sig på Tillstånds- och tillsynsverkets lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679). 

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna gällande hittegodsbyråernas tillstånd och tillsynen av byråerna baserar sig i enlighet med artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) på utförandet av en uppgift av allmänt intresse och utövande av den offentliga makt som tillkommer Tillstånds- och tillsynsverket. Denna grund kompletteras av 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).

Lagringstiderna för personuppgifter bestäms enligt arkivlagen (831/1994), annan lagstiftning, Riksarkivets föreskrifter och beslut, informationshanteringsnämndens rekommendationer samt Tillstånds- och tillsynsverkets informationsstyrningsplan. 

Regelmässiga uppgiftskällor

Aktörer som har tillstånd att hålla en hittegodsbyrå, Tillstånds- och tillsynsverkets beslut och ärendehanteringssystemet.  

Utlämnande av uppgifter 

Uppgifter lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). 

Riksarkivet fastställer vilka handlingar eller uppgifter i handlingarna som ska bevaras permanent (arkivlagen 831/1994). 

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet 

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES. 

Personuppgifterna behandlas endast av dem som behöver få tillgång till uppgifterna i sitt arbete. Åtkomst till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Skyddet av uppgifterna baserar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna och säkerhetskopiering av uppgifterna.

A. Rätt att få tillgång till uppgifterna: Du har rätt att få veta huruvida dina personuppgifter behandlas vid Tillstånds- och tillsynsverket. Om vi behandlar dem har du rätt att få en kopia på dessa uppgifter, ifall vi inte har en lagstadgad grund att vägra verkställa denna rätt. 

B. Rätt att begära rättelse av uppgifter: Om de personuppgifter som vi behandlar i fråga om dig är felaktiga, inkorrekta eller föråldrade, kan du be oss att rätta dem.  

C. Rätt att begränsa behandlingen: Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i de fall som fastställs i lagen. Begränsningar kan komma i fråga exempelvis då något av följande uppfylls: 

• du anser att personuppgifterna om dig är felaktiga,  
• de behandlas lagstridigt,  
• Tillstånds- och tillsynsverket inte längre behöver dina personuppgifter för det ändamål som beskrivs i den här dataskyddsbeskrivningen, men du behöver dem för att bereda, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk, eller 
• du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter. 

Därmed begränsar vi även behandlingen av dina personuppgifter vid Tillstånds- och tillsynsverket medan vi handlägger din begäran om rättelse av uppgifterna eller din invändning mot behandlingen av personuppgifterna. Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan vi behandla dem: 

• med ditt samtycke, 
• för att bereda, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk, 
• för allmänt intresse, eller  
• för att skydda någon annans rättigheter. 

Vi meddelar dig också när begränsningen av behandlingen av dina personuppgifter upphör. 

D. Rätt att göra invändning: Du kan invända mot att dina personuppgifter behandlas utifrån en grund som anknyter till en specifik personlig situation när Tillstånds- och tillsynsverket behandlar dina personuppgifter för att sköta en uppgift som gäller ett allmänt intresse, utöva offentlig makt som tillkommer den personuppgiftsansvarige, eller tillgodose berättigade intressen hos den personuppgiftsansvarige eller en tredje part. 

Begäranden om utövande av de ovannämnda rättigheterna riktas till Tillstånds- och tillsynsverkets registratorskontor per e-post ([email protected]) eller per post (Tillstånds- och tillsynsverket, PB 20, 13035 TTV). För att säkerställa ditt dataskydd kan vi be dig styrka din identitet. Vi svarar dig i regel inom en månad efter att begäran har framställts. 

Mer information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.  

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten 

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå. 

Dataombudsmannens byrå  
Telefonväxel: 029 566 6700  
E-post: [email protected]   
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors