Behandling av handlingar som innehåller personbeteckning vid en förmedlingsrörelse
Enligt dataskyddslagen får en personbeteckning behandlas endast med den registrerades samtycke eller när behandlingen regleras i lag. Dessutom får en personbeteckning behandlas, om det är viktigt att entydigt identifiera den registrerade
- för att utföra en i lag angiven uppgift
- för att tillgodose den registrerades eller den personuppgiftsansvariges rättigheter och uppfylla den registrerades eller den personuppgiftsskyldiges skyldigheter
- för historisk eller vetenskaplig forskning eller för statistikföring.
En personbeteckning får inte onödigtvis antecknas i handlingar som skrivs ut eller upprättas på basis av ett personregister.
Personbeteckningar i förmedlingsverksamhet
Enligt anvisningen om god förmedlingssed ska en handling som innehåller en personbeteckning inte delas i onödan. Kravet på nödvändighet och minimering ska beaktas vid behandlingen av personbeteckningar.
Förmedlingsrörelsen ska vid behov dölja personbeteckningar i handlingar antingen genom att täcka över hela personbeteckningen eller slutdelen av den innan handlingen skickas vidare.
I anvisningen om god förmedlingssed finns exempel på behandlingen av personbeteckningar:
- I ett uppdragsavtal som ska skickas till exempel till disponenten, en bank, ett elbolag, vattenverket eller ett vattenandelslag ska förmedlingsrörelsen dölja de identifikationsuppgifter om kunden som samlas in med stöd av lagen om penningtvätt samt vid behov uppdragsgivarens personbeteckning.
- Personbeteckningar ska också döljas i ett lagfartsbevis, arrendeavtal, avtal om delning av besittning eller annan handling som skickas till spekulanter i budskedet eller tidigare.
- Om ett köpeanbud innehåller köparens personbeteckning, ska den oberoende av köpeanbudets form döljas eller tas bort innan anbudet förmedlas vidare till säljaren.
- Om säljaren är ett dödsbo och köparen ska ges tillfälle att ta del av bouppteckningshandlingen eller eventuella släktutredningar och ämbetsbevis innan köparen ger sitt köpeanbud, ska alla personbeteckningar i dessa handlingar döljas.
- En handling där personuppgifterna inte har täckts över ska lämnas till den som lämnat ett anbud senast i samband med köpslutet, när anbudet har godkänts.
Personbeteckning i köpebrev och sändning av handlingen
Parternas namn och personbeteckningar bör alltid antecknas på köpebrevet för att de ska vara tillräckligt individualiserade. Även personbeteckningen för en kund som har spärrmarkering ska registreras på samma sätt i förmedlingssystemet och antecknas i köpebrevet.
Om en handling som innehåller en personbeteckning skickas per e-post, bör e-postmeddelandet skickas krypterat eller över en skyddad förbindelse.
Kontaktinformation
Tillstånds- och tillsynsverkets kundservice
Frågor till kundservice med kontaktblanketten
Per e-post: [email protected]
Per telefon: 0295 256 911 (måndag–fredag klockan 9–15)