Välitysliikerekisterien tietosuojaseloste

Käsittelemme henkilötietoja välitysliikerekisterissä lakisääteisen välitysliikerekisterin ylläpitämiseksi sekä välitysliikevalvontarekisterissä lakisääteisen välitysliikkeitä koskevan valvontatehtävän suorittamiseksi. 

Lupa- ja valvontavirasto ei käytä välitysliikerekisterien henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.  

Välitysliikerekistereissä käsitellään kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (1075/2000, välitysliikelaki) mukaisen rekisteri-ilmoituksen tehneiden tahojen sekä niiden henkilötietoja, joille on määrätty välitysliikelain 18 §:n 1 momentin mukainen kielto harjoittaa välitystoimintaa ilman rekisteröintiä. Oikeushenkilöiden osalta käsitellään tietoja niiden vastuuhenkilöistä ja edunsaajista. 

Välitysliikelain 9 §:n perusteella välitysliikerekisteriin merkityt henkilötietoryhmät ja tietojen käsittelyajat:  

1. Välitysliikkeeksi rekisteröidyn yksityisen elinkeinonharjoittajan täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä toiminimi, mahdollinen aputoiminimi, yritys- ja yhteisötunnus tai muu vastaava tunniste ja jokaisen toimipaikan käyntiosoite, josta välitystoimintaa harjoitetaan:  
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. Edellä lausutusta poiketen toimipaikkojen osoitteet säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai viisi vuotta sen vuoden päättymisestä jona tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
2. Välitysliikkeeksi rekisteröidyn oikeushenkilön toiminimi, mahdollinen aputoiminimi, yritys- ja yhteisötunnus tai muu vastaava tunniste ja jokaisen toimipaikan käyntiosoite, josta välitystoimintaa harjoitetaan:
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. Edellä lausutusta poiketen toimipaikkojen osoitteet säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai viisi vuotta sen vuoden päättymisestä jona tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
3. Niiden henkilöiden täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, joiden luotettavuus on rekisteröinti-ilmoitusta käsiteltäessä selvitetty:
   • Säilytetään niin kauan, kunnes välitysliike on poistettu lainvoimaisesti välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
4. Tieto siitä, onko välitysliike kiinteistönvälitysliike vai vuokrahuoneiston välitysliike:
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
5. Välitysliikkeen vastaavan hoitajan täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika:
   • Säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona vastaava hoitaja on lopettanut tehtävän hoitamisen. 
6. Välitysliikkeen vastuuvakuutuksen antaja ja vakuutusmäärä:
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
7. Välitysliikkeen rekisteritunnus ja rekisteröinnin päivämäärä:
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä. 
8. Välitysliikkeelle määrätyt varoitukset sekä sellaiset kehotukset ja kiellot, joiden tehosteeksi on asetettu uhkasakko:
   • Säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona kyseinen pakkokeino on määrätty. Edellä lausutusta poiketen kuitenkin seuraamusta koskevan päätöksen tiedot poistetaan sen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi. 
9. Välitysliikerekisteristä poistamisen syy ja ajankohta:  
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä. Edellä lausutusta poiketen merkinnät kuitenkin poistetaan rekisteristä poistamista koskevan päätöksen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi. 
10. Tiedot niistä, joille on määrätty kielto harjoittaa välitystoimintaa ilman rekisteröintiä. Oikeushenkilöiden osalta toiminimi, y-tunnus, diaarinumero ja päivämäärä. Luonnollisten henkilöiden osalta täydellinen nimi, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, diaarinumero ja päivämäärä:  
    • Säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona viimeisin kyseistä pakkokeinoa koskeva päätös on lainvoimaisesti ratkaistu. 

Lakisääteisen valvontatehtävän suorittamiseksi tarvittavat välitysliikevalvontarekisteriin merkityt henkilötietoryhmät ja tietojen käsittelyajat:  

1. Välitysliikkeeksi rekisteröidyn yksityisen elinkeinonharjoittajan tai oikeushenkilön mahdolliset markkinointinimet:
   • Säilytetään niin kauan, kunnes välitysliike on poistettu lainvoimaisesti välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
2. Niiden henkilöiden asema(t) välitysliikkeessä, joiden luotettavuus on rekisteröinti-ilmoitusta käsiteltäessä selvitetty:
   • Säilytetään niin kauan, kunnes välitysliike on poistettu lainvoimaisesti välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
3. Välitysliikkeen vastaavan hoitajan vastaavana hoitajana toimimisen aika ja tieto siitä, missä välitysliikkeessä henkilö on toiminut vastaavana hoitajana:
   • Säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona vastaava hoitaja on lopettanut tehtävän hoitamisen. 
4. Välitysliikkeen vastuuvakuutuksen alkamispäivä sekä omavastuun määrä:
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 
5. Merkinnät välitysliikkeeseen kohdistuneista rekisteröinti- ja valvontatoimenpiteistä (diaarinumero, päivämäärä ja asian tyyppi tai seuraamus [huomion kiinnittäminen, ohjaus, ei toimenpiteitä sekä sellainen kehotus ja kielto, jonka tehosteeksi ei ole asetettu uhkasakkoa]). Määräaikaisten toimintakieltojen osalta lisäksi tieto päätöksen lainvoimaisuudesta ja täytäntöönpanokiellosta/täytäntöönpanon keskeytyksestä:
   • Säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona kyseinen pakkokeino on määrätty. Edellä lausutusta poiketen kuitenkin seuraamusta koskevan päätöksen tiedot poistetaan sen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi. 
6. Merkintä välitysliikkeen rekisteristä poistamista koskevan päätöksen lainvoimaisuudesta ja täytäntöönpanokiellosta/täytäntöönpanon keskeytyksestä:  
   • Säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä. Edellä lausutusta poiketen merkinnät kuitenkin poistetaan rekisteristä poistamista koskevan päätöksen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi. 
7. Välitysliikkeen ilmoittamat yhteystiedot (hallinnollisen toimipaikan osoite/postiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, internet-sivujen osoitteet ja muut yhteystiedot välitysliikkeeseen ja sen organisaatioon kuuluviin tai muutoin sen asioita hoitaviin henkilöihin sekä suostumus sähköiseen asiointiin):  
   • Säilytetään niin kauan, kunnes välitysliike on poistettu lainvoimaisesti välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. 

Rekisterien ylläpito perustuu välitysliikelain 7 §:n 1 momenttiin (välitysliikerekisteri) ja 17 §:n 1 momenttiin (välitysliikevalvontarekisteri). 

Välitysliikerekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukainen Lupa- ja valvontaviraston lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.  

Välitysliikevalvontarekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja Lupa- ja valvontavirastolle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Tätä perustetta täydentää tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 1 mom. 2 kohta. 

Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät arkistolain (831/1994), muun lainsäädännön, Kansallisarkiston määräysten ja päätösten, tiedonhallintalautakunnan suositusten sekä Lupa- ja valvontaviraston tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti.  

Säännönmukaiset tietolähteet 

Kiinteistönvälitysliikkeeksi tai vuokrahuoneiston välitysliikkeeksi rekisteröidyt, Lupa- ja valvontaviraston päätökset ja asianhallintajärjestelmä.   

Tietojen luovuttaminen  

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.  

Tietoja välitysliikerekisteriin merkityistä seikoista sekä otteita rekisteristä voidaan luovuttaa jokaiselle välitysliikelain 7 §:n 1 momentin mukaisesti ottaen kuitenkin huomioon henkilötietojen luovuttamiseen liittyvät rajoitukset. 

Tahot, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun: Työllisyys, kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), joka toimii välitysliikerekisterin palveluntuottajana. 

Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (Arkistolaki 831/1994). Kansallisarkiston päätöksen AL/21642/07.01.01.03.01/2016 mukaan välitysliikerekisterin tiedot säilytetään pysyvästi siten, että rekisterin kaikki tiedot otetaan talteen sähköiseen pysyvään säilytykseen vuoden lopussa nollaan (0) ja viiteen (5) päättyviltä vuosilta sillä poikkeuksella, että ensimmäinen otos otetaan talteen jo vuoden 2017 lopussa. Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat siirretään arkistoitavaksi Kansallisarkistoon päätöksen KA/26492/03.99/2020 mukaisesti.   

Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on työnsä puolesta tarve saada pääsy niihin. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Tietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. 

A. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö Lupa- ja valvontavirastossa sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.  

B. Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Jos käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.   

C. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla voi olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun jokin seuraavista toteutuu:  

• sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä,   
• niitä käsitellään lainvastaisesti,   
• Lupa- ja valvontavirasto ei tarvitse enää henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai  
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä.  

Rajoitamme Lupa- ja valvontavirastossa henkilötietojesi käsittelyä siten myös siksi aikaa, kun käsittelemme tietojen korjaamista tai henkilötietojen käsittelyn vastustamista koskevia pyyntöjäsi. Jos rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä, voimme käsitellä henkilötietojasi:  

• suostumuksellasi,  
• oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi,  
• yleisen edun vuoksi, tai   
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.  

Ilmoitamme sinulle myös, kun henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen päättyy.  

D. Vastustamisoikeus: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, kun käsittelemme Lupa- ja valvontavirastossa henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi, tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.  

Edellä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan Lupa- ja valvontaviraston kirjaamoon sähköpostilla ([email protected]) tai postilla (Lupa- ja valvontavirasto, PL 20, 13035 LVV). Tietosuojasi varmistamiseksi, voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.  

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista on tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla.   

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle  

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto   
Puhelinvaihde: 029 566 6700   
Sähköposti: [email protected]    
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki