​​Lupa- ja valvontaviraston tapahtumien ja kyselyiden tietosuojaseloste​

Käsiteltäviin tietoihin voi tarkoituksesta riippuen kuulua: 

• henkilön nimi 
• yhteystiedot kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite 
• työtehtävä tai asema organisaatiossa sekä organisaation nimi ja yhteystiedot 
• mahdolliset palautteet, viestit ja kyselyiden vastaukset siltä osin kuin ne ovat yhdistettävissä henkilöön 
• mahdolliset tapahtumajärjestelyihin liittyvät ruokavaliotiedot 
• henkilön käyttämä kieli; tapahtumiin tai tiedottamiseen liittyvät kielivalinnat 
• toimiala ja koulutustausta.

Henkilötietojen antamiseen ei ole lakisääteistä tai sopimukseen perustuvaa velvoitetta. Tarvittavien henkilötietojen antaminen on tapahtumaan osallistumisen tai kohdistetun viestinnän edellytys. 

Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Käsittely perustuu seuraaviin säännöksiin:  

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan kohta 1 e) ja erityisruokavalioiden osalta 9 artikla kohta 2 a)  
• Laki lupa- ja valvontavirastosta (530/2025) 3 §.

Pääsääntöisesti tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta. Joskus niitä kerätään myös julkisista lähteistä ja yhteistyökumppaneilta tai tietoja kertyy erilaisten hankkeiden yhteydessä. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tiedot poistetaan, jos niitä ei enää tarvita kyseiseen tarkoitukseen, jos henkilö pyytää poistamaan tietonsa tai peruuttaa suostumuksensa. Tapahtumien yhteydessä tietoja käsitellään tapahtuman ja sen jälkitöiden ajan (mahdolliset palautteet tms.).  

Osallistujatietoja voi olla tarpeellista säilyttää pidempään kirjanpidon aineistossa tai erilaisia rahoituksen seurannan tarkoituksia varten. Tietoja säilytetään tällöin lain tai tiedonohjaussuunnitelman vaatimusten mukaisesti. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä.  

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia kumppaneita, joiden kanssa on tehty tietosuojalainsäädännön mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä. 

Monen eri toimijan yhdessä järjestämien tapahtumien osallistujatietoja voidaan luovuttaa mukana oleville muille järjestäjätahoille siltä osin kuin niitä tarvitaan kirjanpidon tai rahoituksen seurannan tarkoituksiin. 

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti (621/1999). Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.  

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. 

Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (ETA)  

Henkilötietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta tarve saada pääsy niihin. Tietojen käsittelyssä käytetyt järjestelmät on suojattu pääsynvalvonnalla. Kyselyissä käytettävien palveluntuottajien tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja. 

A. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö Lupa- ja valvontavirastossa sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.  

B. Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Jos käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.  

C. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla voi olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa.  

Rajoittaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun jokin seuraavista toteutuu:  

• sinua koskevat asiakasrekisterissä olevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä,  
• niitä käsitellään lainvastaisesti,  
• Lupa- ja valvontavirasto ei tarvitse enää henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai  
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä.  

Jos rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä, voimme käsitellä henkilötietojasi  

• suostumuksellasi,  
• oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi,  
• yleisen edun vuoksi, tai  
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.  

Ilmoitamme sinulle myös, kun henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen päättyy.  

Edellä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan Lupa- ja valvontaviraston kirjaamoon (sähköpostilla kirjaamo(at)lvv.fi) tai postilla (Lupa- ja valvontavirasto, PL 20, 13035 LVV). Tietosuojasi varmistamiseksi, voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.    

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla.  

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tieto- suojavaltuutetun toimistolle.  

Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut

Puhelinvaihde: 029 566 6700  

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi  

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki