Dataskyddsbeskrivning för förmedlingsrörelseregistret

Vi behandlar personuppgifter i förmedlingsrörelseregistret för att upprätthålla det lagstadgade registret över förmedlingsrörelser samt i registret över tillsynen över förmedlingsrörelser för att fullgöra den lagstadgade tillsynsuppgiften som gäller förmedlingsrörelser. 

Tillstånds- och tillsynsverket använder inte personuppgifter i förmedlingsrörelseregistret för automatiskt beslutsfattande eller profilering.  

I förmedlingsrörelseregistret behandlas personuppgifter om dem som gjort registeranmälan enligt lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (1075/2000, lagen om förmedlingsrörelser) samt personuppgifter om dem som meddelats förbud att bedriva förmedlingsverksamhet utan registrering enligt 18 § 1 mom. i lagen om förmedlingsrörelser. I fråga om juridiska personer behandlas uppgifter om deras ansvarspersoner och förmånstagare. 

Kategorier av personuppgifter som har förts in i förmedlingsrörelseregistret med stöd av 9 § i lagen om förmedlingsrörelser samt uppgifternas behandlingstider:  

1. För en enskild näringsidkare som registrerats som förmedlingsrörelse fullständigt namn och personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsetid samt firma, eventuell bifirma, företags- och organisationsnummer eller annan motsvarande beteckning och besöksadress till varje verksamhetsställe där förmedlingsverksamheten utövas:  

   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret.  Med undantag från det ovan nämnda lagras verksamhetsställenas adresser i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller i fem år från utgången av det år då ändringen av uppgiften infördes i registret. 

2. För en juridisk person som registrerats som förmedlingsrörelse firma, eventuella bifirma, företags- och organisationsnummer eller annan motsvarande beteckning och besöksadress till varje verksamhetsställe där förmedlingsverksamheten utövas:  

   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. Med undantag från det ovan nämnda lagras verksamhetsställenas adresser i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller i fem år från utgången av det år då ändringen av uppgiften infördes i registret. 

3. Fullständigt namn och personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsetid för de personer vars tillförlitlighet har kontrollerats i samband med handläggningen av registeranmälan:  
   • Lagras tills avförandet av förmedlingsrörelsen ur förmedlingsrörelseregistret har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 
4. Huruvida förmedlingsrörelsen är en fastighetsförmedlingsrörelse eller en rörelse för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler:
   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 
5. Förmedlingsrörelsens ansvariga föreståndares fullständiga namn och personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsetid:  
   • Lagras i tre år från utgången av det år då den ansvariga föreståndaren har slutat sköta uppgiften. 
6. Vem som meddelat förmedlingsrörelsens ansvarsförsäkring samt försäkringsbeloppet:  
   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 
7. Förmedlingsrörelsens registerbeteckning och datum för registreringen:
   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret. 
8. Varningar samt sådana uppmaningar och förbud som har förstärkts med vite, vilka har meddelats förmedlingsrörelsen:  
   • Lagras i tre år från utgången av det år då tvångsmedlet i fråga har meddelats. Med undantag från det ovan nämnda ska uppgifterna i ett beslut om påföljd dock raderas när en upphävning av beslutet har vunnit laga kraft eller när beslutet återgår till ny behandling. 

9. Skälet till strykning ur registret samt tidpunkten då detta har skett:  

   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret. Med undantag från det ovan nämnda ska anteckningarna dock raderas när beslutet om avförande har vunnit laga kraft eller när beslutet återgår till ny behandling. 

10. Uppgifter om dem som har meddelats ett förbud att utöva förmedlingsverksamhet utan registrering. För juridiska personer firma, FO-nummer, diarienummer och datum. För fysiska personer fullständigt namn, personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsedatum, diarienummer och datum:  

    • Lagras i tre år från utgången av det år då det senaste beslutet om tvångsmedlet i fråga har avgjorts på ett lagakraftvunnet sätt. 

Kategorier av personuppgifter som förts in i registret över tillsynen över förmedlingsrörelser och behövs för att utföra en lagstadgad tillsynsuppgift samt uppgifternas behandlingstider:  

1. Eventuella marknadsföringsnamn för en enskild näringsidkare eller juridisk person som registrerats som förmedlingsrörelse:  

   • Lagras tills avförandet av förmedlingsrörelsen ur förmedlingsrörelseregistret har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 

2. Ställningen eller ställningarna i förmedlingsrörelsen för de personer vars tillförlitlighet har utretts vid behandlingen av registeranmälan.  

   • Lagras tills avförandet av förmedlingsrörelsen ur förmedlingsrörelseregistret har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 

3. Den tid under vilken förmedlingsrörelsens ansvariga föreståndare har varit verksam som ansvarig föreståndare och uppgift om i vilken förmedlingsrörelse personen har varit ansvarig föreståndare:  

   • Lagras i tre år från utgången av det år då den ansvariga föreståndaren har slutat sköta uppgiften. 

4. Inledningsdatumet för förmedlingsrörelsens ansvarsförsäkring samt självriskbeloppet:

   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 

5. Anteckningar om registrerings- och tillsynsåtgärder som riktats mot förmedlingsrörelsen (diarienummer, datum och ärendets typ eller påföljd [fästande av uppmärksamhet, vägledning, inga åtgärder samt en sådan uppmaning och ett sådant förbud som inte förenats med vite]). I fråga om verksamhetsförbud för viss tid dessutom uppgifter om beslutets laga kraft och verkställighetsförbud/avbrott i verkställigheten:  

   • Lagras i tre år från utgången av det år då tvångsmedlet i fråga har meddelats. Med undantag från det ovan nämnda ska uppgifterna i ett beslut om påföljd dock raderas när en upphävning av beslutet har vunnit laga kraft eller när beslutet återgår till ny behandling. 

6. Anteckning om att beslutet om avförande av förmedlingsrörelsen ur registret har vunnit laga kraft och om verkställighetsförbud/avbrott i verkställigheten:  

   • Lagras i fem år från utgången av det år då förmedlingsrörelsen har avförts ur förmedlingsrörelseregistret. Med undantag från det ovan nämnda ska anteckningarna dock raderas när beslutet om avförande har vunnit laga kraft eller när beslutet återgår till ny behandling. 

7. Kontaktuppgifter som förmedlingsrörelsen uppgett (adress/postadress till det administrativa verksamhetsstället, telefonnummer, e-postadresser, adresser till webbsidor och andra kontaktuppgifter till personer som hör till förmedlingsrörelsen och dess organisation eller som annars sköter dess ärenden samt samtycke till elektronisk ärendehantering):  

   • Lagras tills avförandet av förmedlingsrörelsen ur förmedlingsrörelseregistret har vunnit laga kraft eller tills ändringen av uppgiften har införts i registret. 

Upprätthållandet av registren grundar sig på 7 § 1 mom. (förmedlingsrörelseregistret) och 17 § 1 mom. (registret över tillsynen över förmedlingsrörelser) i lagen om förmedlingsrörelser. 

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i förmedlingsrörelseregistret är iakttagandet av Tillstånds- och tillsynsverkets lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679).  

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i registret över tillsynen över förmedlingsrörelser är utförandet av en uppgift av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och utövande av offentlig makt som hör till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården. Denna grund kompletteras av 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018). 

Lagringstiderna för personuppgifter fastställs i enlighet med arkivlagen (831/1994), övrig lagstiftning, Riksarkivets föreskrifter och beslut, informationshanteringsnämndens rekommendationer samt Tillstånds- och tillsynsverkets plan för informationsstyrning.  

Regelmässiga uppgiftskällor 

De som har registrerat sig som fastighetsförmedlingsrörelser eller rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler, Tillstånds- och tillsynsverkets beslut och ärendehanteringssystem.  

Utlämnande av uppgifter  

Uppgifter lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).  

Uppgifter om omständigheter som antecknats i förmedlingsrörelseregistret samt utdrag ur registret får lämnas ut till alla i enlighet med 7 § 1 mom. i lagen om förmedlingsrörelser, dock med beaktande av de begränsningar som gäller utlämnande av personuppgifter. 

Aktörer som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning: Sysselsättnings-, utvecklings- och förvaltningscentret (UF-centret), som är serviceproducent för förmedlingsrörelseregistret. 

Arkivverket bestämmer vilka handlingar eller uppgifter i handlingarna som ska förvaras varaktigt (arkivlagen 831/1994). Enligt Riksarkivets beslut AL/21642/07.01.01.03.01/2016 förvaras uppgifterna i förmedlingsrörelseregistret varaktigt så att alla uppgifter i registret sparas för elektronisk varaktig förvaring i slutet av året för år som slutar på noll (0) och fem (5), med det undantaget att det första urvalet sparas redan i slutet av 2017. Handlingar som ska förvaras varaktigt överförs till Riksarkivet för arkivering i enlighet med beslut KA/26492/03.99/2020.   

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet  

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES.  

Personuppgifter behandlas endast av dem som på grund av sitt arbete har behov av att få tillgång till uppgifterna. Åtkomsten till systemet grundar sig på personliga användarnamn. Skyddet av uppgifterna grundar sig på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler samt säkerhetskopiering av uppgifter. 

A. Rätt att få tillgång till sina egna uppgifter: Du har rätt att få veta om Tillstånds- och tillsynsverket behandlar personuppgifter som gäller dig. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en kopia av dem, om vi inte har en lagenlig grund att vägra tillgodose rätten.  

B. Rätt att kräva rättelse av uppgifter: Om de personuppgifter som vi behandlar är felaktiga, inexakta eller föråldrade kan du be oss att korrigera dem.   

C. Rätt att begränsa behandlingen: Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i lagstadgade fall. En begränsning kan till exempel komma i fråga om något av följande uppfylls:  

• du anser att dina personuppgifter är felaktiga,   
• behandlingen av dem är lagstridig,   
• Tillstånds- och tillsynsverket behöver inte längre dina personuppgifter för det ändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning, men du behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk, eller  
• du har haft invändningar mot behandlingen av dina uppgifter.  

Tillstånds- och tillsynsverket begränsar således behandlingen av dina personuppgifter även under den tid som vi behandlar din begäran om rättelse av uppgifter eller invändningar mot att personuppgifterna behandlas. Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan vi behandla dem  

• med ditt samtycke,  
• för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk,  
• på grund av ett allmänt intresse eller   
• för att skydda någon annans rättigheter.  

Vi meddelar dig också när begränsningen av behandlingen av dina personuppgifter upphör.  

D. Rätt att göra invändningar: Du kan göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter på grund av din personliga särskilda situation när vi vid Tillstånds- och tillsynsverket behandlar dina personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse, för att utöva offentlig makt som tillhör den personuppgiftsansvarige eller för att tillgodose den personuppgiftsansvarige eller en tredje parts berättigade intressen.  

Begäran om utövande av de ovan nämnda rättigheterna riktas till Tillstånds- och tillsynsverkets registratorskontor per e-post ([email protected]) eller per post (Tillstånds- och tillsynsverket, PB 20, 13035 LVV). För att säkerställa ditt dataskydd kan vi be dig styrka din identitet. I regel får du svar av oss inom en månad från det att begäran framställdes.  

Mer information om den registrerades rättigheter finns på dataombudsmannens byrås webbplats.   

Rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet  

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen, har du rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå.  

Dataombudsmannens byrå 
Telefonväxel: 029 566 6700   
E-post: [email protected]    
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors