Lupa- ja valvontaviraston asiakaspalvelun tietosuojaseloste
Lupa- ja valvontaviraston asiakaspalvelun tehtävänä on neuvoa ja opastaa viraston tehtäviin ja palveluihin liittyvissä asioissa sekä tukea sähköisen asioinnin käytössä. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Lupa- ja valvontavirasto käsittelee henkilötietoja asiakaspalveluun liittyvien yhteydenottojen yhteydessä. Seloste koskee asiakaspalvelukanavia, kuten puhelin-, sähköposti-, chat- ja verkkolomakeasiointia sekä asiakaspalautteita.
Rekisterinpitäjä on Lupa- ja valvontavirasto.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakaspalvelussa on käytössä monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä. Se on viraston sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden ja viraston sisäisiä yhteydenottoja. Järjestelmään tallentuvat asiakkaiden sähköpostiosoitteisiin lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse, chatillä ja sähköisellä lomakkeella esittämät palvelupyynnöt. Järjestelmään tallennetaan myös viraston sisäiset palvelupyynnöt.
Käsittelemme tietojasi, jotta voimme:
- vastata yhteydenottoosi
- neuvoa ja ohjata sinua
- hoitaa lakisääteisiä viranomaistehtäviämme
- dokumentoida asiakaspalvelutapahtumia
- kehittää asiakaspalvelun laatua
- käsitellä mahdolliset reklamaatiot ja selvityspyynnöt.
Käsittelemme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen asiasi hoitamiseksi. Emme käytä tietojasi automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Voimme käsitellä sinusta seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- yhteydenottosi sisältö ja mahdolliset liitteet
- puhelun tai chat-keskustelun sisältö
- asiakasneuvojan tekemät muistiinpanot
- tapahtuma- ja aikaleimatiedot.
Jos asioit yrityksen edustajana, voimme käsitellä myös yrityksen nimeä ja Y-tunnusta.
Käsittelemme tietojasi, koska se on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen vallan käyttämiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 e).
Käsittely perustuu muun muassa:
- tietosuojalakiin
- hallintolakiin
- lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
- Lupa- ja valvontaviraston tehtäviä koskevaan erityislainsäädäntöön.
Saamme tietojasi pääasiassa suoraan sinulta, kun:
- soitat asiakaspalveluun
- lähetät sähköpostia
- käytät chat-palvelua
- täytät verkkolomakkeen
- annat palautetta.
Voimme tarvittaessa täydentää tietojasi julkisista lähteistä, jos se on tarpeen asiasi käsittelemiseksi.
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen asian käsittelemiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Puhelutallenteita säilytämme pääsääntöisesti 6 kuukautta.
- Yksittäisiä tallenteita voidaan säilyttää enintään 12 kuukautta esimerkiksi reklamaatiotilanteessa tai laadun kehittämiseksi.
Jos yhteydenottosi liittyy vireille tulevaan asiaan, tietoja voidaan säilyttää osana asianhallintaa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Emme luovuta tietojasi säännönmukaisesti muille.
Voimme luovuttaa tietojasi, jos:
- laki sitä edellyttää
- toinen viranomainen tarvitsee tietoja lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi
- palveluntuottaja käsittelee tietoja lukuumme sopimuksen perusteella.
Asiakaspalvelun yhteydenottoja käsitellään ServiceNow-järjestelmässä ja Elisa OC-järjestelmässä, jotka toimivat asiakaspalvelun tallennus- ja tapahtumanhallintajärjestelminä. Järjestelmän tekninen palveluntuottaja toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietojasi ainoastaan Lupa- ja valvontaviraston ohjeiden mukaisesti.
Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi
- saada pääsy tietoihisi
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
- vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kirjaamoomme.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot henkilötietojesi käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Yhteystiedot
Lupa- ja valvontaviraston tietosuojavastaava
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 0295 254 000 (vaihde)
Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 20, 13035 LVV
Lupa- ja valvontavirasto
Rekisterinpitäjä
Sähköposti: [email protected]
Turvaviesti: Lue ohjeet ja lähetä salattu sähköposti
Puhelin: 0295 254 000 (vaihde)
Postiosoite: Lupa- ja valvontavirasto, PL 20, 13035 LVV